✔ ما برترین «کتاب فرمول نویسی و توابع  اکسل» را ترجمه کرده‌ایم و همچنین دوره «ساخت گزارش‌های مدیریتی با Pivot Table» را ساخته‌ایم تا 
مسیر یادگیری و تسلط شما بر نرم افزار قدرتمند اکسل هموار گردد.

همچنین مشتاقیم smiley تا «دوره‌های تخصصی اکسل»  را برای شما و سایر همکارانتان - به صورت سازمانی - برگزار نمائیم.

از پسوند xlsb برای ذخیره فایل‌ها استفاده نکنید

من اخیرا در چند سازمان مشاهده کردم که کارشناسان فایل های اکسل خود را به جای آنکه با پسوند xlsx ذخیره کنند، از پسوند xlsb استفاده میکنند و هنگامی که دلیل آنرا پرسیدم تقریبا همه آن افراد دلیل اشتباهی را ذکر کردند و به اشتباه تصور می کردند که  "فایلهای xlsb سریعتر هستند".

واقعیت این است که فایل های xlsb ، یعنی فایل در حالت باینری ذخیره می شود و به همین دلیل اکسل وقتی که این فایل را Open و یا Save می کند دیگر لازم نیست که پردازش اضافی برای تبدیل اطلاعات آن به حالت xlsx یعنی زبان xml انجام دهد و به همین دلیل :

فقط سرعت Save و Open فایل های xlsb بیشتر از فایل های xlsx است.

 توجه داشته باشید که "اطلاعات" یک فایل بعد از باز شدن در RAM دستگاه است و هیچ ربطی به پسوند و یا حالتی که بر روی Hard Disk ذخیره شده است ندارد . در ضمن آنکه سرعت محاسبات هر فایل بعد از باز شدن فقط به قدرت CPU و همینطور اندازه RAM دستگاه بستگی دارند.

حال باید بگویم که مشکل اصلی فایل های xlsb چیست و چرا خود شرکت مایکروسافت پسوند پیش فرض اکسل را xlsb قرار نداده است (چون سریعتر open / Save می شوند). مشکل جدی فایلهای باینری یعنی xlsb در این است که اگر اطلاعات این فایل به اندازه بسیار جزیی خراب شوند دیگر کل فایل قابل ترمیم و باز شدن نیست و داده های شما برای همیشه از دست خواهد رفت.

برای توضیح بیشتر باید بگویم که در حالت باینری یا همان xlsb ، داده های فایل به صورت 0  و 1 بر روی هارد کامیپوتر ذخیره می شوند و اگر یکی از این بیت ها خراب شوند، فایل باز نخواهد شد.اما در فایل های xlsx فایل ها را به صورت xml ذخیره می شوند و مهمترین خاصیت این فایل ها قابلیت Recovery (ترمیم) می باشد.

بنابراین اگر فایلی دارید که برای شما مهم و حیاتی است حتما آنرا در حالت xlsx  ذخیره کنید. 

 نکته 1:  فایل هایی که ماکرو دارند را در حالت xlsm باید ذخیره کنید.

نکته 2: در هنگام ذخیره کردن یک فایل ممکن است که پسوند فایل ها را نبنید (به دلیل تنظیم ویندوز که پسوندها را مخفی نگه می دارد) و فقط شرح فایل ها را مشاهده نمایید. بنابراین منظور ما از :

فایل های xlsx یعنی اولین گزینه در لیست پسوند فایل ها که با شرح Excel Workbook آنرا می بینید.

فایل های xlsm یعنی دومین گزینه در لیست پسوند فایل ها که با شرح Excel Macro-Enabled Workbook آنرا می بینید.

فایل های xlsb یعنی سومین گزینه در لیست پسوند ها که با شرح Excel Binary Workbook آنرا می بینید.

در عکس زیر این شرح ها + پسوندها قابل مشاهده است.

انواع پسوند های فایل های اکسل

 

نکته 3: از ذخیره یک فایل در حالت xls یعنی چهارمین گزینه در لیست با شرح Excel 97-2003 Workbook فایل ها خودداری نمایید. این فایلها با تکنولوژی قدیمی ذخیره میشوند . حجم فایل بزرگتر خواهد شد و سرعت ذخیره / باز شدن فایل هم کند میشود  و از همه مهمتر قابلیت Recovery فایل را در این حالت ندارید.

نکته مهم این است که در فایل های xls برخی از گزینه ها و امکانات جدید اکسل مانند Slicer غیر فعال خواهند شد.

توجه داشته باشید که اگر فایلی در حالت xls باشد هر بار که فایل را ذخیره می کنید یک پیغام هشدار به نام Compatibility Checker به شما مانند عکس زیر نمایش داده می شود و توصیه جدی میکنیم که فایل خود را در حالت xlsx و یا اگر ماکرو دارد در حالت xlsm ذخیره کنید.

پیغام compatibility در اکسل

دیدگاه‌ها

به این مطلب پاسخ دهید

علی آزادی در تاریخ 29 مرداد 1397 نوشته:

یکی از موارد تفاوت بین xlsx و xlsb حجم ذخیره سازی فایل است که در برخی موارد حجم فایل xlsb کمتر از نصف xlsx خواهد بود و همین امر سبب میشود که فایل که بصورت باینری و با حجم کمتر ذخیره شده راحت تر باز و یا ذخیره شود.
برای کار با فایلهای بسیار مهم و سنگین با فرمت xlsb ، پیشنهاد این است که قبل از شروع کار یک کپی گرفته شود. گاهی اوقات نادیده گرفتن چنین قابلیتهایی موجب هدر رفت زمان و انرژی می گردد.

فرشید میدانی در تاریخ 27 مهر 1399 نوشته:

در هر حال من توصیه نمی کنم که بجز مواردی بسیار خاص از xlsb استفاده شود.
در دنیای کامپیوتر امروز، واقعا حجم فایلهای اکسل چندان مهم نیست. به ندرت ممکن است سازمانی فایل 100MB به بالا داشته باشد. در واقع اگر فایلی بیش از اندازه حجیم باشد، اساسا اکسل نمی تواند آن را محاسبه کند.