برای اطلاع از آخرین مقالات و به روزرسانی‌های سایت در کانال تلگرام اکسل فرساران و یا صفحه ایسنتاگرام اکسل عضو شوید.  smiley

معرفی سامانه آنلاین فرم جهت جمع آوری همزمان داده‌ها

در این مقاله قصد داریم که نگاهی به «سامانه آنلاین فرم» و امکانات آن بیندازیم و ببینم که در چه مواردی می‌تواند به کاربران اکسل و یا اکسس برای جمع آوری داده‌ها از منابع مختلف کمک کند.

اجازه دهید که چندین سناریوی مختلف را برای شما مطرح کنم:

الف) شرکتی وارد کننده داروهای خاصی است و می‌خواهد که با پزشکانی که به بیمارانشان این دارو را تجویز می‌کنند، در ارتباط باشد و از آنها داده‌های را دریافت کند.
ب) مدیریت منابع انسانی می خواهد که یک نظر سنجی در مورد عملکرد واحدهای مختلف برگزار نماید.
ج ) مدیر فروش یک شرکت که در شهرهای مختلف ایران کارکنانش فعالیت دارند، می‌خواهد که از آنها گزارش‌های هفتگی‌شان را دریافت کند.
د ) استاد دانشگاهی از دانشجویانش می خواهد که نتایج تحقیقاتشان را برای او ارسال کنند تا بتوانند آنها را تلفیق و مقایسه کند.

در تمامی این سناریوهایی که مطرح شد، یک راه حل ساده و ابتدایی آن است که فایل‌های اکسلی را طراحی کنیم و سپس از مخاطبین (پزشکان، کارکنان و کارمندان) بخواهیم که این فایل ها را برای ما تکمیل و سپس توسط ایمیل و ... ارسال نمایند و سپس این فایل ها را توسط برنامه نویسی VBA و یا PowerQuery باید ادغام کنیم تا بتوانیم گزارش‌های جامعی را بسازیم.

تردیدی نیست که مدیریت و جمع آوری صدها فایل اکسل کار دشواری است و خالی از خطا نخواهد بود. برای نمونه یک مقدار به شکل اشتباه تایپ شود (متاسفانه Data Validation اکسل، جلوی copy-paste را نمی‌گیرد) و یا اینکه نام شیت‌ها، جای ستون‌ها تغییر کنند و یا اینکه یک مقدار بسیار مهم وارد نشود. شاید بگویید که کدهای VBA می توانید بنویسید اما باید بدانید که ممکن است آن فرد ماکروها را فعال نکند و کدها اجرا نشوند .

می‌توانم موارد بسیار زیادی را ذکر کنم که نیاز یک سازمان / فرد بیشتر از قابلیت هایی است که اکسل دارد و معمولا در این موارد راهکار جایگزین سفارش یک نرم افزار است که قطعا فرآیندی هزینه بر و طولانی و پر چالش خواهد بود.

در اینجاست که سامانه‌هایی مانند «آنلاین فرم» می‌توانند موضوع / مشکل را به شکلی دقیق، سریع و کم هزینه حل کنند.

سامانه آنلاین فرم، یک وب سایت است که به شما این امکان را می‌دهد که «فرم‌های جمع آوری و ورود اطلاعات» خود را بسازید و مخاطبین شما می‌توانند داد‌ه‌ها و اطلاعات را در این «فرم‌ها» وارد کنند و همه این داده‌ها به صورت متمرکز و یکپارچه در اختیار شما قرار خواهد گرفت.

در تصویر زیر نمونه‌ای از فرم نهایی «نظر سنجی یک همایش» را مشاهده می‌کنید:

فرم نظر سنجی سازمانی

 

سایر نکاتی که باید در مورد سامانه «آنلاین فرم» بدانید:

1) ساخت فرم‌ها نیاز به هیچ مهارت و دانش فنی ندارد.
2) این فرم‌ها به صورت صفحات اینترنتی در دسترس مخاطبین شما قرار خواهند گرفت. بنابراین نیاز به نصب هیچ نرم افزار ندارند و از طریق کامپیوتر و یا تبلت و یا موبایل می‌توانند ورود اطلاعات را انجام دهند.
3) تمامی اطلاعات یک فرم به صورت مجتمع و یکپارچه توسط این سامانه در اختیار شما قرار خواهد گرفت.
4) شما می‌توانید از داده‌ها خروجی اکسل بگیرید و تحلیل آنها را در هر نرم افزار دیگری انجام دهید.
5) شما می‌توانید سطح دسترسی برای وارد کنندگان اطلاعات تعریف کنید.
6) اجباری کردن فیلدها و DataValidation امکان پذیر است.
7) و ...

برای شروع استفاده از این سامانه به آدرس اینترنتی www.onlineforms.ir مراجعه کنید و بعد از تهیه حساب کاربری، ساخت فرم‌های مورد نیاز سازمان خود را شروع نمایید.

به این مطلب پاسخ دهید