کلیدهای میانبر اکسل که من استفاده می‌کنم

در اینجا می‌خواهم بیشترین کلیدهایی میانبر که در اکسل از آن ها استفاده می‌کنیم را با شما به اشتراک بگذارم زیرا قطعا کار با صفحه کلید بسیار سریع است و به شما در انجام کارها کمک شایانی خواهد کرد. قبل از شروع اجازه دهید تا چند نکته و توصیه را با شما در میان بگذارم.

توصیه) هر هفته چند کلید را یاد بگیرید و در جایی یادداشت کنید و به مانیتور خود بچسبانید و خودتان را مجبور کنید تا از آن کلید در آن هفته استفاده کنید تا کم کم کلیدها را به خاطر بسپارید. سعی نکنید که همه کلیدها را به یکباره یاد بگیرید. 

نکته ۱) هر کلید ممکن است در اکسل بسته به جایی که آن را می‌زنید،‌ عملیات مختلفی را انجام دهید. بنابراین توضیحات را به دقت بخوانید.

نکته ۲) اگر لپ تاپ دارید ممکن است که برای زدن کلیدهای F1 تا F12 مجبور باشید که کلید Fn را نگه‌دارید.

F2

برای ویرایش یک فرمول و یا محتوای سلول کافی است این کلید را بزنید. (احتمالا اکثر شما برای ویرایش یک سلول بر روی آن دبل کلیک می‌کنید که به نظر من کار سختی است).

نکته ۱) کلید F2 در ویندوز برای تغییر نام فایل یا فولدر (rename) بکار می‌رود.

نکته ۲)‌ اگر لپ تاپ دارید و کلید F2‌ را زدید و کار نکرد، باید کلید Fn را نگه‌دارید و سپس F2 را بزنید.

Ctrl‌ + W

کار این کلید بستن فایل است. در هنگام کار با اکسل و یا تدریس ده‌ها فایل را باز می‌کنم و مجبور که سریع چند تا از آن ها را ببندم. بنابراین این کلید را می‌زنم. 

نکته) اگر می‌خواهید که همه فایل‌های باز اکسل را به یکباره ببندید، می‌توانید کلید Shift را نگه‌دارید و روی علامت ضربدر بستن پنجره اکسل کلیک کنید.

Ctrl‌ + Home

این کلید برای رفتن به سلول A1 شیت است. در انتهای یک فایل اکسل بزرگ هستیم و می‌خواهم که به ابتدا شیت بروم و این کلید را می‌‌زنم.

نکته) زدن کلید Home به تنهایی شما را به ابتدای سطر سلول جاری (Active Cell) خواهد بود.

Ctrl + Shift + L

فعال یا غیر فعال کردن Filter اکسل است. ابتدا بر روی یکی از سلول‌های پُر بروید و سپس این کلید را بزنید. خواهید دید که فیلتر بر روی آن محدوده فعال می‌شود. با زدن مجدد این کلید فیلتر خاموش می‌شود. معمولا برای پاک کردن شرط‌های فیلتر از این کلید استفاده می‌کنیم. یعنی یکبار این کلید را می‌زنم تا فیلتر اکسل را غیر فعال شود و متعاقبا همه شرط‌ها هم حذف می‌شود و تمامی داده‌ها نمایش داده می‌شوند. سپس این کلید را بلافاصله می‌زنم تا فیلتر فعال شود و اگر نیاز داشتم بتوانم فیلتر کنم.

نکته ۱) اگر در یک جای خالی و بدون داده این کلید را بزنید اکسل به شما می‌گوید که نمی‌تواند این کار را انجام دهد و باید در سلولی از یک منطقه (Range) که داده‌هایی دارد،‌ این کار (یعنی فیلتر کردن) را انجام دهید.

نکته ۲) برای فیلتر کردن * لازم نیست * که داده‌ها و یا لیست خود را انتخاب کنید. کافی است که در یک سلول از آن منطقه (Range) باشید و سپس فیلتر کردن را انجام دهید.

Ctrl + D

کار این کلید کپی کردن مقدار سلول بالایی است و به آن Fill Down می‌گویند. به تصویر زیر دقت کنید:

نکته) برای Fill Right کلید Ctrl + R وجود دارد. یعنی باعث کپی شدن مقدار سلول قبلی می‌شود.

Ctrl + END

برای رفتن به آخرین سلول اکسل (Last Cell) از این کلید استفاده می‌کنید. اما باید بگویم که آخرین سلول اکسل الزاما جایی نیست که پُر است و  اجازه دهید در فایل صوتی زیر به صورت دقیقی کاربرد این کلید و مفهوم «آخرین سلول اکسل» را توضیح دهم:

 

Ctrl + PAGE UP

برای جابجا شدن بین شیت‌های یک فایل بکار می‌رود. دقیقا مانند هنگامی که یک دفتر را ورق می‌زنید با این کلید و همچنین Ctrl + PAGE DOWN می‌توانید در شیت‌ها جابجا شوید.

Alt + F1

برای ایجاد یک نمودار (Chart) در اکسل کافی است که این کلید را بزنید. 

نکته ۱) اگر داده‌های شما در ستون‌های مختلفی پراکنده هستند ابتدا آن ها را با کلید Ctrl انتخاب کنید و سپس Alt + F1 را بزنید.

نکته ۲) با این کار برای شما Clustered Chart‌ که چارت پیش فرض اکسل است رسم می‌شود.

نکته) کلید F11 برای رسم چارت در یک شیت جداگانه که به آن اصطلاحا Chart Sheet می‌گویند در قدیم استفاده می‌شد که معمولا این روزها کسی اینکار را انجام نمی‌دهد.

F4

آخرین کار ما در اکسل را تکرار می‌کند. برای مثال اگر یک سطر را Delete‌ کنید و سپس کلید F4‌ را بزنید، خواهید دید که یک سطر دیگر (که در آن هستید) حذف خواهد شد.

نکته) بسیاری از فرمان‌های اکسل مانند رنگ کردن سلول‌ها، حذف شیت و ... با زدن کلید F4 قابل تکرار هستند اما برخی از فرمان‌ها مانند Insert Table‌ قابل تکرار نیستند.

F12

برای Save As است.

Ctrl + 1

پنجره Format Cells‌ اکسل را برای شما باز می‌کند.

Ctrl + Shift + ~

برای تغییر فرمت سلول‌های عددی (Format Cells) به حالت General به کار می‌رود و هنگامی از آن استفاده می‌کنم که می‌خواهم عدد را بدون هیچ فرمتی مشاهده کنم و اگر کماکان عدد فرمتش را حفظ کرده بود متوجه می‌شوم که در آن سلول یک متن و نه یک عدد وارد شده است.  علامت «‍~» که شبیه کلاه حرف «آ» فارسی است را tilde (بخوانید تیلدِ) می‌گویند و جای آن در کنار عدد ۱ در سمت چپ بالای کیبورد شما است.

نکته) کلیدهای زیر که کنار علامت ~‌ است هم برای تغییر فرمت‌های عددی به کار می‌روند که در لیست زیر آن‌ها را می‌توانید ببیند:

Ctrl + Shift + ~        -->  General (هر فرمتی عددی را حذف می‌کند و به صورت عادی عدد را نمایش می‌دهد)    
Ctrl + Shift + 1        --> Number (سه رقم سه رقم جدا می‌کند و دو رقم اعشار)    
Ctrl + Shift + 2        --> Time (ساعت)    
Ctrl + Shift + 3        --> Date (تاریخ میلادی)    
Ctrl + Shift + 4        --> Currency (واحد پول با دو رقم اعشار و اعداد منفی داخل پرانتز)    
Ctrl + Shift + 5        --> Percentage (درصد و بدون نمایش اعشار)    
Ctrl + Shift + 6        --> Scientific (نماد علمی با دو رقم اعشار)

Ctrl + Shift + F1

برای آنکه اکسل به صورت Full Screen (تمام صفحه) و بدون آنکه قسمتی از صفحه توسط Ribbon اشغال شود، از این کلید استفاده می‌کنم. اگر شما در یک جلسه‌ می‌خواهید داده‌ها و نمودارهایی را فقط نمایش دهید (و قرار نیست که ویرایش کنید) بهتر است که در حالت Full Screen اکسل کار کنید.

alt + F12

در نسخه‌های اخیر اکسل با این کلید وارد Power Query Editor خواهید شد. پاور کوئری یکی از امکانات جدید اکسل است (از سال ۲۰۱۳) که با کلیک کردن، برنامه نویسی می‌کنید. برای آشنایی با پاور کوئری، می‌توانید ویدئوهای آموزشی آن را در همین سایت ببینید.

سایر نکته‌ها (ادامه)

نکته ۳) برای من جالب است 😳 که برخی از شما کارکرد کلیدهای Ctrl‌، Alt و Shift را نمی‌دانید و از آن‌ها صحیح استفاده نمی‌کنید. برای مثال وقتی که به شما می‌گویم Ctrl + D را بزن، شما سعی می‌کنید که همزمان کلید Ctrl‌ و D‌ را بزنید ? که اشتباه است! باید بدانید که به این سه کلید اصطلاحا کلیدهای کمکی می‌گویند و فشردن و یا نگه داشتن آن‌ها کاری را انجام نمی‌دهد. بنابراین اگر می‌خواهید که کلید Ctrl + D را بزنید، ابتدا با تانی و حوصله کلید Ctrl را بفشارید و نگه دارید و سپس با حوصله کلید D را بزنید و بعد از زدن D می توانید کلید Ctrl را رها کنید.

نکته ۴) برخی از فرمان‌ها در اکسل کلید میانبر (شورت کات کی) ندارند. البته با تکنیک‌هایی از جمله استفاده از QAT (QUICK ACCESS TOOLBAR) می‌توانید برای آنها کلید میانبری تعریف کنید.

نکته ۵) به کلیدهای میانبُر اصطلاحا Shortcut key‌ و یا Hotkey هم گفته می‌شود.

نکته ۶) در کلیدهای میانبر، بین حروف کوچک و بزرگ انگلیسی تفاوتی نیست و اگر در جایی نوشتم که Ctrl + A  را بزنید منظورم زدن کلید A بر روی کیبورد است و لازم نیست که حتما Caps Lock روشن باشد.

نکته ۷) من برای نوشتن این کلیدها سعی می‌کنم که ترتیب را رعایت کنم. یعنی بیشترین کلیدی را که خودم شخصا بسیار در اکسل استفاده می‌کنم را در ابتدا بنویسم و احتمال دارد که در آینده جای آنها را تغییر دهم. 

نکته ۸) اجازه دهید در مورد کلید Fn بیشتر توضیح دهید. برخی از سازندگان لپ تاپ ها برای سهولت کاربران عادی شان (نه اکسل‌مندها) کار کلیدهای F1 تا F11‌ را تغییر داده اند. مثلا یکی از کلیدها صدا را کم می‌کند و دیگری نور صفحه را. به همین دلیل اگر شما بخواهید که عملکرد کلیدها در اکسل عادی باشد، مجبور هستید که کلید Fn را بگیرد. کلید Fn معمولا در سمت چپ پایین کیبورد شما به رنگ زرد/سفید یا نارنجی است.
 راستی ممکن است بتوانید در تنظیمات Bios لپ تاپ، عملکرد این کلیدها را به حالت عادی برگردانید. (منظور از Bios همان صفحه‌ای که معمولا در هنگام روشن شدن لپ تاپ و قبل از بالا آمدن ویندوز با زدن کلید Del به آن می‌روید و برخی از تنظیمات خاص در آنجاست. بهتر است از تیم IT سازمان خود برای تنظیم آن کمک بگیرید)

چطور می‌توان در VBA یک کلید میانبر تعریف کرد؟

در زبان برنامه نویسی VBA اکسل،‌ می‌توانیم کلیدهای میانبری را تعریف کنیم و با زدن آن کلیدها یک ماکروی خاص اجرا خواهند شد. برای اینکار از متد OnKey بر روی آبجکت Application استفاده می‌کنیم.

بعد از اجرای برنامه زیر، با زدن کلید Ctrl + q ماکروی show_hello اجرا خواهد شد:

Sub vba_shortcut_key()

Application.OnKey "^q", "show_hello"

End Sub