اصول طراحی فایل های اکسل

فرض کنید که می‌خواهید داده‌‌هایی را در اکسل وارد کنید و احتمالا در آینده هم بخواهید از این داده‌ها گزارش بگیرید و بر روی آنها محاسباتی را انجام دهید. حال این پرسش مهم مطرح می‌شود:

آیا در اکسل اصول طراحی فایل وجود دارد؟

شاید بگویید که اصول کلی وجود ندارد و بسته به نیاز هر کس، طراحی فایل متفاوت خواهد شد. مثلا پیمان اگر بخواهد برای کافی شاپ خود یک فایل طراحی کند حتما با فایل پری که می‌خواهد برای بودجه یک شرکت بزرگ دارویی فایلی را طراحی کند، اصول و قواعد متفاوتی را باید رعایت کنند.

آیا در اکسل اصول طراحی وجود دارد؟

پاسخ بلی است. این اصول کلی است و فرقی نمی‌کند که برای یک کافی شاپ بخواهید فایل اکسل درست کنید و یا برای یک صندوق خانوادگی و یا یک فایل بودجه. شما باید به یک سری قواعد و اصول پایند باشید. که در این مقاله سعی خواهم کرد که برخی از آنها را برای شما به زبان ساده‌ای بازگو کنم.

قبل از ادامه باید یک پرسش دیگر را هم بررسی کنیم:

چرا باید از اصول و قواعدی در طراحی شیت‌ها و  فایل‌های اکسل پیروی کنیم؟

این پرسشی مهم و صحیح است. باید بدانید که نرم افزار اکسل دارای قابلیت‌های محدودی است و اگر شما از اصول طراحی پیروی نکنید، نمی‌توانید از این قابلیت‌ها استفاده کنید و از اکسل برای پاسخ به نیازهایی مانند گزارش گیری و محاسبات و … استفاده کنید. در واقع  باید شما طبق قواعد و اصولی پیش بروید تا بتوانید از امکانات و قابلیت‌های اکسل استفاده کنید. در غیر اینصورت باید بسیاری از نیازهای خود را با صرف زمان و انرژی بسیار زیادی مرتفع کنید.

توجه داشته باشید که این اصول برای فایل‌ها و دیتابیس‌های مهم و اصلی شما باید بکار گرفته شوند که به صورت میان مدت قرار است در سازمان استفاده شوند. بدیهی‌ است که برای کارهای موقت و یا گزارش‌های کوچک نیازی به اجرای مو به موی آن‌ها نیست.

حال می‌خواهیم برخی از اصول طراحی فایل‌ها اکسل را با شما درمیان بگذارم. توجه داشته باشید که این اصول به ترتیب خاصی فعلا مرتب نشده‌اند و همگی آن‌ها مهم هستند.

نوشتن فرمول‌های متفاوت در یک ستون حرام است

شما اجازه ندارید که در یک ستون فرمول‌های متفاوتی را بنویسید و باید تمامی سلول‌های یک ستون از یک فرمول یکسان تشکیل شده باشند. مثلا برای محاسبه سود ممکن است فرمولی مانند =F1 * 20% را بنویسید و باید این فرمول (که نسبی است) را در بقیه سلول‌های ستون سود کپی کنید تا تمامی سلول‌ها از یک فرمول تبعیت کنند.

شاید بخواهید که برخی از سلول‌ها فرمول دیگری داشته باشند مثلا فرمول سود برای برخی از سلول‌ها =F2 * 35% - B2  باشد. شما اجازه ندارید که در این ستون ۲ فرمول متفاوت بنویسید😯.

در این حالت شما باید از توابع شرطی مانند IF, IFS, SWITCH و … کمک بگیرد تا ۱ فرمول با ۲ حالت متفاوت بنویسید و سپس این فرمول را در کل ستون کپی کنید. برای نمونه در فرمول زیر یک IF نوشته شده است تا بر اساس مقادیر ستون A تصمیم بگیرد که کدام فرمول را باید محاسبه کند:

=IF( A1 = 1 , F1 * 20%, F1 * 35% - B2 )

پرسش) چرا نباید در یک ستون فرمول‌های متفاوتی را نوشت؟

۱) اگر فرمول‌‌های متفاوتی بنویسید، شما هرگز نمی‌توانید مطمئن باشید که آیا فرمول مناسب در جای مناسبی قرار دارد یا نه.

۲) آپدیت‌ کردن فرمول‌ها در آینده غیر ممکن است و یا بسیار سخت و پیچیده خواهد شد و احتمالا مجبور خواهید شد به صورت دستی یک به یک فرمول‌ها را آپدیت کنید.

استفاده از رنگ برای کدگذاری ممنوع است

شما اجازه ندارید که فقط از رنگ برای کدگذاری و بیان وضعیتی استفاده کنید. مثلا برخی از سطرها را قرمز کنید و برخی دیگر را سبز و سپس بگویید که منظور از سطرهای قرمز یعنی کالاهایی که در انبار موجودی آنها تمام شده است و سبزها هم یعنی کالاهایی که سفارش داده‌ایم و به زودی در انبار موجود خواهند شد.

این گرایش (کد گذاری با رنگ) در کاربران تازه کار اکسل بسیار متداول است و گمان می‌کنند که فایل‌های بسیار گویا و با سلیقه‌ای را ساخته‌اند.

باید بدانید که هرگز نباید فقط از رنگ برای بیان منظور و یا مقداری در اکسل استفاده کرد. حتما باید شما «مقدار» را در سلولی وارد کنید و اگر مایل بودید از رنگ فقط «کمک» بگیرید تا آن مقدار به صورت واضح‌تری دیده شود. مثلا می‌توانید یک ستون به نام وضعیت در شیت اضافه کنید و برای کالاهایی که موجود نیست عدد 0 با بگذارید و برای کالاهایی که سفارش داده‌اید هم تاریخ سفارش را بگذارید و سپس با Conditional Formatting اکسل، اعداد 0 را قرمز و سایر سلول‌ها که خالی نیستند را سبز کنید.

پرسش) چرا نباید از رنگ‌ها برای کدگذاری استفاده کنیم؟

دلیل اصلی این است که اکسل هیچ ابزاری برای محاسبه و گزارش‌گیری روی رنگ‌ها ندارد و به همین دلیل نباید فقط از رنگ برای کد گذاری (ENCODING) استفاده کنید.

ان قُلت) من دیده‌ام که فرمول‌هایی هستند که بر اساس رنگ محاسباتی را انجام می‌دهند؟ 

در اکسل به صورت پیش فرض نمی‌توان بر روی سلول‌های رنگی کاری را انجام داد و به همین دلیل با VBA اکسل می‌توان فرمول‌هایی را برای این کار ساخت (که در قسمت مطالب پیشنهادی لینک آن را برای شما گذاشته‌ام). اما این کار بسیار اشتباه است زیرا حتی اگر بر روی رنگ‌ها بتوانید با کد نویسی فرمول‌هایی را اضافه کنید، شما نمی‌توانید مطمئن شود که رنگ دقیق یک سلول از بین ۱۶ میلیون رنگ چیست و همیشه اشتباه محاسباتی محتمل است. البته به نظر اینجانب محاسبات روی رنگ‌ها بسیار کُند هستند زیرا توابع اکسل برای این کار بهینه سازی نشده‌اند.
همچین باید بدانید که در پاورکوئری اکسل و پاورپیوت هم غیر ممکن است که بتوانید از آن رنگ‌ها استفاده کنید.